E-Mail Archivierung
E-Mail-Archivierung – Einfach und günstig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen
Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 01. Januar 2017 für Unternehmen zur unumgänglichen Pflicht geworden. Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
Digital Archivieren wurde für Unternehmen zur Pflicht: Neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen der GoBD gelten seit dem 01. Januar 2017.
Langzeitarchivierung: E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden. Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein.
Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage – ein digitales Archivsystem hingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD.
Wie bieten Ihnen zwei Möglichkeiten zur Zuverlässigen und zu 100 % revisionssichere Ablage Ihrer E-Mails.
1. Erweiterung des bestehenden DMS Systems ecoDMS
Dabei profitieren ecoDMS Kunden besonders von der Verzahnung zwischen der E-mail Archivierung ecoMAILZ und dem Dokumentenmanagement ecoDMS. Über das Archivsystem können Sie Ihre Firmen-E-Mails schnell, bequem und komfortabel verwalten und ansehen.
2. MailStore Server – die unabhängige Lösung für alle Plattformen
Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen.
Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Die Einrichtung der Archivierungslösung erfolgt durch unsere IT-Experten
- Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
- Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
- Schutz vor Datenverlusten
- Entlastung von E-Mail-Servern
- Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
- Vereinfachung von Backup und Restore
- Unabhängigkeit von PST-Dateien
- Abschaffung von Postfachbegrenzungen